Gestite il cambiamento con MSP e P3O! (Di Jeff Ball)

Di recente ho trascorso alcuni giorni a Stoccolma, con il personale di una società high-tech in rapida crescita.
Mi avevano chiesto di aiutarli nella creazione di un PMO attraverso P3O, la guida del Cabinet Office su progetti, programmi e portfolio.

La società si stava espandendo e doveva essere in grado di:

1. Gestire il numero crescente di progetti;
2. Riuscire a farlo in più paesi e non solo in Svezia.

Le esigenze (strettamente collegate tra loro) erano dunque due, in questo ordine di importanza:

1. Creazione di una struttura organizzativa completamente nuova per essere subito operativi in più regioni;
2. Creazione di un PMO per gestire il crescente numero di richieste dei clienti che entravano a fare parte delle attività aziendali.

Da subito ci siamo resi conto che avremmo dovuto dedicare maggiore attenzione al programma di trasformazione: la creazione del PMO non era in realtà che una parte di questo programma che andava gestito con MSP, la guida del Cabinet Office per la gestione dei programmi.

Abbiamo diviso il lavoro in tre fasi:

1. Ci siamo accertati che tutti comprendessero le basi della gestione del portafoglio e l’obiettivo della riorganizzazione aziendale;

2. Ci siamo focalizzati sul programma di trasformazione aziendale, producendo alcuni dei principali documenti di processo MSP:

– La Vision Statement
– Il Blueprint, comprensivo degli elementi di base del PMO.

3. Abbiamo messo a fuoco l’obiettivo finale, compresi gli ulteriori elementi del PMO e abbiamo preparato i seguenti documenti MSP:

– Piano Finale
– Archivio di progetto
– Rischi

A questo punto, avevamo posto delle solide basi per lo sviluppo aziendale non solo nel breve, ma anche nel medio-lungo periodo.
I nuovi processi avrebbero avuto bisogno di una revisione periodica per verificare di essere ancora coerenti con le esigenze aziendali.

Al termine di questa esperienza, la lezione imparata è stata questa: quando le attività aziendale non devono solo essere gestite in meglio, ma necessitano di una radicale modifica, un nuovo PMO è solo una parte del più ampio programma di trasformazione, che deve essere gestito tramite MSP.

QRP International fornisce servizi di formazione e certificazione in P3O e MSP sia per il livello Foundation (corso P3O Foundationcorso MSP Foundation) che per il livello Practitioner (corso P3O PractitionerCorso MSP Practitioner) e servizi di consulenza per la corretta implementazione di questi due metodi.