Evita il multi-tasking! (Di jeff Ball)

Sul posto di lavoro, la trappola più insidiosa è il multi-tasking. Infatti, se si prova a fare troppo tutto in una volta si perde concentrazione si diventa meno produttivi. E’ un problema per la singola persona, per il team, e quindi anche per l’intera azienda.
Per evitare di caderci, bisogna conoscere i propri limiti, e a volte è necessario porne di nuovi. Ogni persona può arrivare al massimo ad un determinato livello di produttività, e per arrivarci non può pretendere di fare troppe cose assieme.
E evidente quindi che per portare a termine un’attività che necessita di concentrazione prolungata unita ad un serio lavoro intellettuale, è necessario di ridurre al minimo tutti gli altri compiti che si hanno da svolgere.
Il Project Manager si trova spesso a dovere affrontare una quantità di compiti differenti e può facilmente cadere nella trappola di “limitare” il suo lavoro ad una “To Do List”. Agire in questo modo può sembrare che ci permetta di risparmiare le energie necessarie per l’ attività di pianificazione, ma nel lungo periodo ne comporta un dispendio molto più alto perchè si è costretti a “saltare qua e là tra un compito e l’altro, con il risultato che non si potrà svolgerli a dovere e che si subirà un affaticamento eccessivo.
Ci sono diversi modi semplici ed efficaci per evitare questa trappola.

1. Per il singolo individuo, o per team ristretti, l’approccio Kanban può funzionare bene. Kanban è una tecnica “lean”, dove si ha un arretrato di lavoro (la vostra lista di cose da fare), ma si limita il lavoro in corso con una rigorosa pianificazione.

2. A livello progettuale, i metodi tradizionali come PRINCE2 (certificazione PRINCE2 Foundation e certificazione PRINCE2 Practitioner) usano la pianificazione e la delega per mantenere il controllo, mentre i metodi agili usano la gestione dell’ambito.

PRINCE2 utilizza la pianificazione per mantenere l’attenzione sul proprio lavoro dividendo il progetto in fasi, e permettendo quindi al PM di dedicare la sua attenzione ad una fase per volta. Avendo pianificato tutte le fasi, il project manager può concentrarsi su un numero limitato di compiti di volta in volta.

– PRINCE2 usa la delega per favorire una migliore concentrazione spezzando il lavoro in “deliverables” (“prodotti”) che vengono delegati ai vari team. Ogni team ha il suo team manager, e quindi il PM non deve gestire i singoli team. La delega del lavoro riduce il carico sul Project Manager, che può concentrarsi sulla gestione del progetto (piuttosto che sul fare il lavoro).

– Gli approcci di tipo Agile spesso si concentrano solo sulla realizzazione dell’ambito concordato. Metodi come ATERN (noto anche come AgilePM) usano metodi per stabilire le priorità come il MoSCoW per evitare il sovraccarico. Esigenze di business diventano priorità tradotte in “Must Have” (obbligatorie), “Should Have” (necessarie), “Could Have” (possibili) o “Won’t Have” (da evitare).

3. A volte il problema è più ampio del singolo progetto e può colpire a livello di gestione del portafoglio. Le aziende hanno bisogno di evitare il sovraccarico, anche loro hanno una “capacità di resistenza” limitata verso il cambiamento. MoP (gestione di portafoglio) affronta questo aspetto con i modelli di prioritizzazione di portafoglio, in grado di tener conto sia della capacità in termini di risorse (abbiamo abbastanza persone?) che la capacità delle risorse stesse (abbiamo le competenze?).

Per quanto detto sopra, non gestite la vostra vita o il vostro progetto utilizzando una lista di cose da fare, ciò non farà altro che aumentare il vostro livello di stress. Allargate i vostri orizzonti, aggiungete alcuni strumenti alla vostra cassetta degli attrezzi: siai tradizionali come la pianificazione e la delega che quelli innovativi come Kanban e MoSCoW.