PRINCE2: Per chiarire le responsabilità poni la giusta domanda

QRP International

PRINCE2 definisce tre ruoli nel project Board.

In accordo con questa best practice, dovremmo distinguere tre ruoli nel Comitato di Progetto, ciascuno con le sue responsabilità:

  • L’ Executive, responsabile per il successo del progetto nel suo complesso e della realizzazione del Business Case.
  • Il/Gli Utenti Senior, responsabile della definizione e dell’approvazione dei requisiti di qualità; per la disponibilità degli utilizzatori e dei rappresentanti dell’azienda a gestire l’organizzazione del progetto nel suo complesso durante tutta la durata del progetto e infine dell’implementazione e dell’accettazione dei prodotti.
  • Il/I Fornitori Senior, responsabile per la consegna dei prodotti in linea  con i requisiti e con la disponibilità di risorse specifiche.

Dal momento che l’Executive è il responsabile ultimo per il successo del Business Case, svolge il ruolo di decision-maker per tutto il progetto. Nello svolgere questo ruolo, l’executive deve anche assicurare che il progetto dia il giusto valore alle risorse finanziarie e deve quindi trovare il giusto equilibrio  tra le necessità dell’azienda, degli utilizzatori e dei fornitori. Questo è il motivo per il quale l’ Executive deve essere supportato nel processo decisionale dall’ Utente Senior e dal Fornitore Senior.

E’ buona prassi che questi due ruoli non si limitino a rappresentare i gruppi di stakeholders che rappresentano cercando di fare prevalere le loro opinioni. Le persone che vogliono essere coinvolte nei processi di Decision Making nel Project board devono contribuire al progetto ed essere responsabili del suo successo.

Portare a termine un progetto è un compito che richiede spirito imprenditoriale. E’ necessario che a seconda delle necessità le persone coinvolte si adattino alle rispettive necessità per raggiungere l’obiettivo finale. Questo richiede una valutazione bilanciata degli interessi di tutte le parti coinvolte sulla base del Business Case che tutte hanno approvato.

La soluzione migliore sarebbe che ogni membro del project board abbia responsabilità chiare e precise e che non vengano inserite nel project board persone che non abbiano, non conoscano o non accettino le responsabilità che derivano dall’esserne membro.

Spesso un Project Board è costituito da molte più persone.

Nella realtà, molti project managers devono interfacciarsi con membri del project board che non conoscono i principi e le responsabilità del ruolo che ricoprono. Spesso si verificano situazioni in cui ci si ritrova con otto, quindici o addirittura più di venti persone all’ interno del project board. In queste circostanze, il processo decisionale piò diventare estremamente lungo e difficile.

Esistono molte “false” ragioni per essere inseriti nel project board:

  • Per essere informati – il project board è il luogo dove vengono prese le decisioni a livelli di management alti; ci sono modi migliori per rimanere informati
  • Per contribuire con le proprie conoscenze ed esperienze – ci potrebbe essere necessità di conoscenza ed esperienza all’interno del team di progetto, questo sarebbe il contesto migliore per fornire il proprio contributo
  • Per salvaguardare qualcosa, come ad esempio la sicurezza, le risorse finanziarie, l’architettura del progetto o il livello di qualità – questo ruolo può essere svolto in maniera migliore con il ruolo di Assicurazione del Progetto, che può tenere aggiornato il Project Board per tutti questi aspetti.

Nel momento in cui ci si rende conto di trovarsi in una situazione simile a quella descritta sopra, bisogna cominciare a porsi e a porre le giuste domande.

Porre le giuste domande.

Se si chiede ad un potenziale Utente Senior: “Vuole rappresentare il suo dipartimento?” la risposta in genere sarà “sì”, perchè questo potrebbe essere considerato un modo per influenzare il progetto in modo da salvaguardare un particolare interesse. Per assicurarsi che il nostro interlocutore capisca che c’è molto lavoro da svolgere, bisogna chiarire immediatamente che ci saranno delle responsabilità da prendere: “E’ pronto per prendersi la responsabilità della disponibilità degli utilizzatori, della definizione dei requisiti, dell’accettazione e dell’utilizzo del prodotto?”. Molto probabilmente la risposta a questa domanda sarà differente da quella fornita in precedenza. E’ molto meglio definire questi aspetti prima che il progetto abbia inizio.

Per un Fornitore Senior la giusta domanda sarebbe:”Sarà in grado di prendersi la responsabilità della fattibilità della pianificazione e della disponibilità delle risorse specifiche per realizzare quanto pianificato?”. Questa domanda forzerà il futuro Senior User a valutare meglio le condizioni prima di assumere il ruolo.

Con un potenziale Executive del progetto, la domanda giusta sarebbe: “E’ pronto ad assumersi la responsabilità per quanto riguarda il contributo del progetto alla strategia aziendale in maniera conforme ai costi?” Molto spesso è però lo stesso Executive a porre questa domanda…Un project manager con le giuste capacità in materia di relazioni sociali sarà in grado di porre la giusta domanda che chiarirà e definirà le responsabilità sia del project Manager che del Project Board.

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