Migliorare la qualità dei tuoi progetti, osservando la tua auto!

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PRINCE2 ed Agile Project Management: due metodi per gestire la qualità dei tuoi progetti

Se sei un project manager e devi consegnare progetti di qualità, puoi prendere ispirazione dalla tua auto. La tua auto è un prodotto di alta qualità che dovrebbe ispirarti nella tua professione…

Un’ auto moderna dura parecchi anni ed è un prodotto estremamente utile: è alta qualità. Le case automobilistiche (Toyota, Renault, Ford, etc.) hanno lavorato duramente per migliorare la qualità dei loro prodotti per decenni. Consideriamo gli ultimi 50 anni: se compariamo il livello di qualità di due automobili del 1964 e del 2014, la differenza è enorme. Le auto degli anni ’60 avevano durata limitata, in generale inferiore ai 10 anni: la carrozzeria si arrugginiva rapidamente anno dopo anno, il motore perdeva potenza in poco tempo.

Al contrario, le auto dei giorni nostri possono essere utilizzate per centinaia di migliaia di chilometri e spesso la ruggine non riesce ad intaccarle per tutta la loro vita. Le auto degli anni ’60 non avevano inoltre nessun optional: niente radio, riscaldamento e nemmeno cinture di sicurezza. E’ importante notare come al giorno d’oggi, tutte queste caratteristiche sono considerate come uno standard minimo da rispettare per un’auto normale.

D’ora in poi quindi, quando guardi al tua auto, sai di guardare un prodotto di alta qualità e ti devi chiedere cosa può imparare un project manager dalle case automobilistiche.

In generale, possiamo dire che un prodotto è di qualità se:

  1. Soddisfa le specifiche
  2. E’ pronto per essere utilizzato.

Le case automobilistiche hanno creato prodotti che soddisfano entrambe i requisiti:

  • Le specifiche sono state ampiamente migliorate: (migliori vernici, motori più robusti etc.)
  • I clienti sono stati ampiamente soddisfatti dei loro prodotti (le auto sono più “pronte per l’utilizzo”: riscaldamento, audio, sicurezza…)

Entrambe queste definizioni vengono dal mondo della produzione industriale ed entrambe possono essere applicate ai progetti:

  •  Nel settore automobilistico, le auto sono il prodotto. Toyoya, Renault e Ford concentrano i loro sforzi nel produrre auto di qualità elevata.
  • Nel project management, il tuo progetto ha com scopo un prodotto da realizzare: questo è il tuo risultato atteso o la tua soluzione. Su questo punto devi concentrare i tuoi sforzi per raggiungere il più alto livello di qualità possibile

Abbiamo quindi due definizioni di qualità e quindi due modi di focalizzarci sulla qualità dei prodotti:

  1. Se adottiamo l’approccio “soddisfare le specifiche” il punto di partenza è definire (cioè descrivere in forma scritta) il prodotto finale e quindi suddividerlo in sotto-prodotti. Per documentare questa suddivisione, è possibile crare un apposito diagramma chiamato “Struttura di Suddivisione del Prodotto”, che mostra le 15 o 20 componenti che tutte assieme andranno a costiruire il prodotto finale. Fatto ciò, potrai concentrarti su ciascuno di questi componenti e su come migliorare il livello di qualità di ciascuno. Se ogni componente è di alta qualità, lo sarà anche il prodotto finale.
  2. Utilizzando l’approccio “pronto per l’utilizzo” si inizia con un prodotto finale meno definito, la maggior parte delle volte si parte da una lista di bisogni e/o funzionalità (a volte chiamate “user stories”) che il prodotto desiderato deve avere. Si procede quindi in modo iterativo cercando di arrivare ad una soluzione che soddisfi le necessità dell’ utilizzatore finale. Ogni nuova soluzione è una migliore approssimazione del prodotto finale e, se possibile, una soluzione parziale funzionante. Durante il processo, lavorerai a stretto contatto con l’utilizzatore o con il cliente finale, mostrando ogni soluzione trovata per ricevere un feedback, di modo che possano verificare che sia adatta alle loro necessità. Si arriverà qundi in modo iterativo ad una soluzione di alta qualità.

Questi due approcci corrispondono a due metodi di Project Management:

  1. PRINCE2: l’approccio basato sulle specifiche è il modo attraverso cui il metodo di project management PRINCE2 si indirizza verso la qualità. PRINCE2 si basa su un vero e proprio “percorso verso la qualità”.
  2. Agile Project Management: l’approccio iterativo e un metodo di lavoro agile, supportato da metodi come DSDM (che è alla base della certificazione AgilePM). Alla base di DSDM c’è il rifiuto di ogni compromesso in termini di qualità.

Una delle più famose pubblicazioni riguardanti il settore manifatturiero è “Quality is free”. Il libro afferma che sforzarsi di ottenere i risultati migliori in termini di qualità non costa né tempo né denaro, ma al contrario permette di risparmiarne.

Se non si utilizza un solido approccio orientato alla qualità, probabilmente si perderà tempo e si scopriranno i difetti a valle perché si comprenderanno le aspettative di qualità del cliente quando il prodotto verrà consegnato. In seguito, con buona probabilità tutti i difetti verranno sistemati, ma risolvere i problemi quando il prodotto finale è già stato creato può essere un compito molto dispendioso e logorante. In sintesi, si dovrà lavoare il doppio: per creare il prodotto e per correggerne i difetti.

In conclusione, indirizzarsi da subito verso il miglior livello di qualità possibile consente di risparmiare molto tempo, avere clienti soddisfatti e consegnare prodotti con un maggiore valore aggiunto. Senza costi aggiuntivi.

Quindi per il tuo prossimo progetto una buona idea potrebbe essere… guardare la tua auto e farti ispirare da lei!

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