#PRINCE2 in pratica: sfide, successi e insegnamenti

prince2 in pratica

Il Dipartimento di Edilizia Residenziale Pubblica (ERP) del Municipio di Edimburgo impiega 1300 dipendenti in differenti reparti; si trova quindi a dover gestire un elevato numero di progetti contemporaneamente. Nel 2004, a seguito di pressioni interne ed esterne, il Consiglio Comunale ha ritenuto necessario dare inizio ad un processo di miglioramento della capacità di gestione dei progetti per assicurare che i progetti venissero gestiti in maniera efficiente, fornendo il miglior valore per i clienti e rispettando tempistiche e budget.
Il metodo PRINCE2, in seguito ad uno studio sulla fattibilità, è stato identificato come il miglior approccio ed è stato intrapreso un programma pilota per consentirne l’implementazione. Vediamone le 3 fasi:

Fase 1
Il budget iniziale è stato destinato al programma di formazione in PRINCE2 dei membri chiave del personale coinvolti nel programma pilota. Inoltre, particolare attenzione è stata dedicata alle infrastrutture per l’implementazione. Il budget iniziale ha anche coperto il servizio di consulenza continua per lo studio di fattibilità, che ha fornito informazioni relative alle risorse di management, sistemi, processi e strumenti necessarie per gli sviluppi futuri.

Fase 2
Un budget addizionale è stato stanziato per:

  • sviluppare un sito web intranet specifico di project management
  • istituire un protocollo per allineare i progetti a PRINCE2 e valutare le esigenze di apprendimento
  • progettare controlli di valutazione
  • portare avanti uno studio di fattibilità per una funzione centralizzata di supporto ai progetti e pianificare la continuazione della formazione per supportare il Project Management Approach (PMA – programma IT di supporto alla formazione basato sul metodo PRINCE2 e finalizzato a fornire ai project manager una guida dettagliata per il successo nella gestione di progetti all’interno dei servizi ERP).

Fase 3
L’ultima fase ha visto l’implementazione di una funzione centrale di supporto ai progetti/programmi per:

  • mantenere un framework di governance integrata
  • fornire formazione continua, consulenza e guida riguardo l’applicazione di PRINCE2
  • mantenere e fornire standard, metodi e strumenti
  • monitorare e misurare la realizzazione di benefici
  • fornire informazioni chiave per la gestione.

MAGGIORI SUCCESSI

  • l’utilizzo degli strumenti PRINCE2 ha contribuito a supportare i processi comunicativi con altre aziende, coinvolgendo stakeholder chiave e ottenendo l’approvazione necessaria per portare avanti progetti a beneficio dei clienti
  • il metodo PRINCE2 ha assicurato che gli stakeholder chiave fossero completamente consapevoli dei loro ruoli e responsabilità e di come avrebbero potuto contribuire alla riuscita dei progetti
  • attraverso l’applicazione di PRINCE2 sono stati creati nuovi servizi all’interno del dipartimento. I nuovi servizi non rientravano inizialmente nello scopo dei servizi ERP, e sono stati implementati solo grazie al coinvolgimento degli stakeholder e ad un effettivo project management. PRINCE2 fornisce una soluzione pratica che permette il miglioramento e lo sviluppo del servizio.

BENEFICI

  • la diffusione di un programma di formazione in tutto il Consiglio ha aumentato la coerenza del project management e migliorato le relazioni di lavoro e la comunicazione tra le divisioni
  • gli utenti hanno una idea più chiara del tempo necessario alla realizzazione dei progetti e dei costi e risorse necessari. E hanno un maggior controllo dei rischi grazie all’identificazione dei rischi potenziali
  • meno tempo viene speso in meeting non produttivi
  • migliore allineamento dei progetti con gli obiettivi strategici
  • il programma di formazione supporta le opportunità di sviluppo professionale continuo in project management
  • l’aumento della coerenza tra i dipartimenti porta ad un migliore servizio per i clienti

INSEGNAMENTI

  1. L’impegno del Senior Management verso un approccio strutturato di project management è essenziale per la riuscita de a livello strategico e operativo
  2. È essenziale che i Manager di livello senior, che spesso non sono coinvolti nella stessa formazione di project manager e altro personale coinvolto, comprendano l’importanza del loro ruolo in relazione alla buona riuscita dei progetti.
  3. Un’impressione comune su PRINCE2 di chi non è familiare con i suoi benefici è che sia troppo  burocratico e che richieda troppo tempo. Spesso quindi il Project Manager si trova a dover assumere il ruolo di negoziatore per promuovere PRINCE2 al management. Ciò può essere ottenuto dimostrando i suoi benefici strategici come la sua efficacia in qualità di strumento di change management e di miglioramento delle performance.
  4. Introdurre e sviluppare programmi di formazione per il Senior Management specifici per la tua organizzazione aiuta a garantire l’impegno e il supporto di questo livello.
  5. Una funzione di supporto dedicata è essenziale sin dall’inizio:
  • una funzione project support office (PSO) centralizzata può essere implementata per realizzare un approccio di governance ‘top down’ e per fornire il necessario supporto per implementare la best practice di project management.
  • Soluzioni IT appropriate sono essenziali per offrire una funzione di supporto ai progetti.
  1. Se non hai l’esperienza necessaria per implementare un framework effettivo di project management, assicurati di scegliere una società di consulenza accreditata con esperienza comprovata che ti possa supportare a realizzare la tua vision. Il Dipartimento ERP non sarebbe stato in grado di sviluppare progetti chiave di implementazione di così grande successo senza il supporto di esperti.
  2. PRINCE2 è più efficace quando il metodo è adeguato in maniera appropriata per raggiungere gli obiettivi programmati. Ciò dimostra la flessibilità dell’utilizzo di PRINCE2 per creare una struttura ed un controllo all’interno di un progetto, rimanendo in linea con la cultura aziendale esistente.
  3. La pianificazione e la gestione dei rischi è uno strumento chiave per il successo. Investendo più tempo nelle fasi di inizializzazione di un progetto per identificare i gli obiettivi si ottengono più facilmente risultati di successo.
  4. Per progetti più complessi è indicato un approccio di programme management in aggiunta a PRINCE2. Lo sviluppo di un framework di programme management servirà a monitorare i risultati strategici in una serie di progetti, assicurando così che questi siano allineati con la strategia aziendale.
  5. Assicurarsi che un progetto o un programma abbia le risorse adeguate per la realizzazione è fondamentale per una realizzazione di successo.
  6. È essenziale sviluppare le competenze di project management: un approccio di lungo termine dovrebbe essere adottato e visto come un investimento, non come un costo. Ciò assicura che lo staff sia in grado di utilizzare con successo PRINCE2 e altri strumenti per realizzare progetti chiave per il business, realizzando così benefici per l’organizzazione legati a qualità, costi, efficienza ed efficacia.
  7. I programmi di apprendimento devono essere flessibili per adattarsi ai vari ruoli di project management e ai differenti stili di apprendimento individuali. Non esiste un approccio unico. Una gamma di training accreditati, coaching e workshop sono essenziali per sviluppare capacità di project management all’interno dell’organizzazione.

Vuoi leggere il case study originale? Vai sulla pagina Download del sito di QRP International e scarica questo e molti altri case study!

Un pensiero su “#PRINCE2 in pratica: sfide, successi e insegnamenti

  1. Pingback: 3 suggerimenti per introdurre un metodo di Project Management adatto alla tua organizzazione | QRP International

I commenti sono chiusi.