5 modi per migliorare la comunicazione nei tuoi progetti

comunicazione project management

Secondo la ricerca del PMI “Pulse of the Profession™ In-Depth Report: The Essential Role of Communications” la comunicazione inefficace è la causa di insuccesso di più della metà dei progetti che non raggiungono gli obiettivi previsti. In altre parole, un progetto su 5 non ha successo a causa di comunicazione inefficace.
Sempre secondo la ricerca i “comunicatori efficaci” hanno più probabilità di realizzare progetti in tempo (71% contro il 37%) e nel budget (76% contro il 48%).

Una comunicazione efficace non serve semplicemente a esporre fatti, ma aiuta tutte le persone coinvolte a comprendere a fondo il ruolo che hanno all’interno del progetto. Se fatta bene, la comunicazione coinvolge tutte le persone che partecipano ad un progetto, dagli executive ai project manager e i loro team; senza questo tipo di coinvolgimento, i progetti spesso incorrono in ostacoli.
I project manager e i team devono  imparare a parlare il linguaggio del business. Invece di entrare nei dettagli della  struttura analitica del progetto, devono dimostrare di saper spiegare come il progetto porterà i risultati attesi.
Naturalmente la comunicazione deve essere bidirezionale: gli executive devono saper esporre chiaramente come il progetto si allinea alla strategia aziendale e qual è la vision dietro al progetto.

La realtà è che spesso la comunicazione finisce in fondo alla lista delle cose da fare: i meeting vengono cancellati, i report vengono ignorati e le domande rimangono senza risposta.
Una possibile soluzione è quella di stabilire un piano di comunicazione. Come ha fatto Mr. Lyday, direttore IT del Centro nazionale per la prevenzione e il controllo delle malattie negli Stati Uniti, che ha stabilito un piano di comunicazione per ognuno dei più importanti progetti IT.
Il piano prevede un piano di lavoro in 10 fasi, con partner da tutti i diversi settori (risorse umane, management, information security, acquisizioni, IT) e stakeholder insieme per discutere i progressi, valutare i rischi e riesaminare la pianificazione e il budget. Stabilire un piano di comunicazione così rigoroso richiede tempo e va inserito nella pianificazione del progetto, ma Mr. Lyday sostiene che ne vale la pena: “Costringe le persone a incontrarsi e a discutere di cosa stanno facendo, aiutando ad allontanare i rischi”.

I piani di comunicazione consentono alle organizzazioni di:

  • indirizzare gli sforzi per comunicare alle persone giuste il messaggio giusto, nel modo giusto
  • definire le responsabilità di comunicazione
  • promuovere  una migliore comprensione dei benefici strategici del progetto in ogni fase

In teoria non è difficile, ma bisogna fare uno sforzo per mantenere costante questo flusso di informazioni nell’ambiente lavorativo.

Per semplificare il processo di raccolta di informazioni, gli executive dovrebbero lavorare in collaborazione con i project leader nella fase iniziale della pianificazione per definire il loro strumento di comunicazione preferito, la frequenza e il formato. Quando i project team aggiornano costantemente clienti e stakeholder sui progressi, i rischi e i possibili problemi, si crea fiducia nel team ed è più facile risolvere i problemi quando questi si presentano.

Un esempio? 

Nel 2013 du Telecom Dubai ha stabilito una partnership con organizzazioni in Cina, India e Qatar per lanciare un programma di connettività globale. La multiculturalità della partnership ha reso necessario adattarsi alle norme di culture differenti. Ad esempio le festività: i weekend in India sono sabato e domenica, negli Emirati Arabi e Qatar venerdì e sabato. Insomma, per comunicare erano disponibili 4 giorni a settimana, in cui quindi venivano pianificati i meeting. A marzo 2013 però è subentrato un problema: un cavo sottomarino saltato in Italia ha causato il rallentamento della trasmissione in Africa e Medio Oriente.

Il piano del progetto aveva un piano di emergenza: passare alla rete di back-up in India. Tuttavia, quel giorno in India era festivo e non c’era modo di raggiungere la compagnia partner. Il direttore del Program Management Office, Mr. Malik, ha organizzato immediatamente una riunione di alto livello per tenere aperti i canali di comunicazione.

“Volevamo che i clienti capissero che avevamo i più alti dirigenti della società coinvolti nella risoluzione del problema”. La risoluzione è durata un giorno, ma il team du Telecom è riuscito a rintracciare il team indiano e a fare il passaggio di rete.  Nonostante il ritardo, i clienti non hanno fatto dichiarazioni formali di lamentela e questo successo è da attribuire, secondo Mr. Malik, alla comunicazione efficace prima, durante e dopo il problema.

5 MODI PER MIGLIORARE LA COMUNICAZIONE

  1. Considerare la comunicazione come funzione strategica: il sistema di comunicazione è la spina dorsale su cui l’organizzazione prende le sue decisioni, si relaziona con l’esterno, si relaziona all’interno, apprende e condivide ciò che accade
  1. Definire il target: se nella comunicazione escludi qualcuno, rischi di perdere un potenziale sostenitore del progetto.
  1. Rendere la comunicazione un impegno di gruppo: tutti devono partecipare al processo di comunicazione, altrimenti rischi di dover affrontare più ostacoli
  1. Varietà: attraverso la varietà di stile, tempistiche e canali di comunicazione, le organizzazioni assicurano che tutti possano avere accesso alle informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.
  1. Chiedi un parere esterno: la comunicazione può spegnersi quando gli stessi stakeholder prendono le stesse decisioni per anni e anni. Il coinvolgimento di uno sguardo nuovo nel processo di comunicazione aiuta le organizzazioni a identificare i rischi e i potenziali errori.

 

Un suggerimento?
PRINCE2 è un metodo eccellente per migliorare la comunicazione con gli stakeholder del tuo progetto.

Un consiglio finale?
Inizia con un piano base, testalo e aggiornalo nel tempo e per piccoli passi!

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2 pensieri su “5 modi per migliorare la comunicazione nei tuoi progetti

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