Project, Programme o Portfolio Management: da dove partire? – parte 1

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Cos’è più importante tra Project, Programme e Portfolio Management per migliorare la probabilità di successo dei progetti nella tua organizzazione? È meglio utilizzare un approccio top-down o bottom-up?
Abbiamo chiesto a tre dei nostri Trainer e Consulenti di rispondere a questa domanda, per potervi fornire una chiara overview dei possibili approcci tra i quali scegliere quando implementate progetti, programmi e portfolio.

Parte 1: Comprendi al meglio le tue esigenze e scegli l’approccio adeguato, di Jeff Ball

Non è una domanda facile, non c’è una risposta unica. Molto dipende dal livello di maturità dell’organizzazione.

Tuttavia, possiamo immaginare 3 possibili scenari:

  1. Il 60/70% delle organizzazioni risponderà che il più importante è il Project Management, e questo è il punto di partenza più comune. Implementare il Project Management all’interno di un’organizzazione non vuol dire solamente selezionare un metodo e formare i dipendenti. Significa porre in essere un approccio PM ripetibile: perché ripetibile? Perché anche se ogni progetto è unico ed avrà caratteristiche differenti, un’organizzazione può comunque usare processi, template e tecniche ripetibili.
  2. il 20/30% delle organizzazioni avrà una risposta diversa, che si focalizzerà di più sul Programme Management. Questo tipo di azienda di solito va incontro a grandi sfide:
    • un cambio di proprietà
    • l’ingresso in un nuovo mercato
    • la necessità di modernizzare la struttura della società
    • l’introduzione di nuovi processi (per esempio l’implementazione di SAP)

    Queste sono sfide importanti per un’organizzazione; possiamo chiamarle “programmi di trasformazione”.
    Un metodo di programme management ti darà la giusta struttura per implementare iniziative di cambiamento in maniera integrata, assicurando che le persone coinvolte siano focalizzate sull’identificazione di benefici reali in termini di business attraverso un processo formale.
    Il Programme Management è anche importante per “progetti troppo grandi”: dico spesso “dopo 9 mesi dovrebbe essere nato”, che vuol dire che, esattamente come nel caso di un bambino, se il tuo progetto dura più di 9 mesi,  allora non è più un progetto! Hai a che fare con un programma, che dovrebbe essere pianificato e realizzato come un programma. Si noti che aziende che non riconoscono la differenza possono utilizzare il project management per gestire programmi, mettendo in atto metodi come PRINCE2 e applicandoli ai programmi, ma questa non è una best practice.

  3.  il 10% delle organizzazioni applicherà un approccio Top-Down, partendo da un punto di vista aziendale/strategico, e quindi partendo dal Portfolio Management.Le motivazioni alla base di questa scelta sono molto chiare, e si possono dividere in due categorie principali:-Strategia di sviluppo: organizzazioni che hanno una strategia di sviluppo di lungo termine, e su questa base sceglieranno quanto e dove investire, su quali progetti/programmi.
    Bilanciamento delle risorse: una tecnica nella quale i progetti e i programmi vengono regolati in base ai vincoli di risorse con l’obiettivo di bilanciare la domanda di risorse con la disponibilità. Queste aziende che non vogliono assumere consulenti/freelance esterni, hanno bisogno di un forte piano preventivo sulla disponibilità delle risorse.In entrambi questi casi, c’è bisogno di un approccio di Portfolio Management, un insieme coordinato di processi strategici e decisioni che insieme consentono il miglior utilizzo delle risorse (persone e/o risorse finanziarie).Come abbiamo visto in questa veloce overview, sarebbe veramente troppo difficile stabilire cosa è meglio tra Project, Programme e Portfolio: la domanda è piuttosto semplicistica, perché non esiste una “situazione perfetta”. L’approccio ideale per ogni organizzazione è comprendere al meglio le proprie esigenze e la situazione e scegliere l’approccio adeguato.  La realtà è che è una questione di priorità. Se scegli un approccio bottom up, e inizi implementando il project management un team per volta, un progetto per volta, supportato da software moderni, allora probabilmente arriverai presto ad una visione di portfolio chiedendoti “Siamo sicuri che questo investimento è l’investimento giusto per noi e come contribuirà ai nostri obiettivi strategici?”.Se scegli un approccio top-down, e inizi definendo la tua strategia, dando priorità a programmi e progetti da intraprendere in base al loro contributo agli obiettivi strategici dell’organizzazione e al rischio complessivo, avrai presto bisogno di un metodo di Project Management, che ti garantirà un metodo ripetibile e strutturato per una gestione effettiva ed efficace dei progetti con il quale potrai attuare la tua strategy.

    Nel lungo termine hai bisogno di un’implementazione P3 per affrontare i problemi citati, in quanto rappresenta la best practice nell’approccio di Project, Programme e Portfolio management all’interno delle organizzazioni, sia pubbliche che private. Nel breve termine, è una questione di priorità.

    Ecco infine un consiglio: crea una road map per P3, che include un piano per la formazione, i software e l’adattamento del metodo scelto. La tua road map diventa così il tuo piano: hai bisogno di un piano di progetto o programma per implementare P3, e questa è la migliore prassi, la best practice che farà la differenza.

    continua…

    jeff-ball-100x100

    Jeff ha 25 anni di esperienza in Project e Programme management. È un trainer multilingue per PRINCE2, MSP, P3O, MoP e AGILE Project Management, in grado di tenere corsi in inglese e francese.