Project, Programme o Portfolio Management: da dove partire? parte 3

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Cos’è più importante tra Project, Programme e Portfolio Management per migliorare la probabilità di successo dei progetti nella tua organizzazione? È meglio utilizzare un approccio top-down o bottom-up?
Abbiamo chiesto a tre dei nostri Formatori e Consulenti di rispondere a questa domanda, per potervi fornire una chiara overview dei possibili approcci tra i quali scegliere quando implementate progetti, programmi e portfolio.

Parte 3: “Iniziare sempre con il Project Management”, di Georges De Wasseige

Secondo me, un’organizzazione dovrebbe iniziare con un miglioramento del Project Management: questo vuol dire iniziare con un approccio bottom-up ottimizzando per primo il livello di gestione dei progetti.

Possiamo identificare due ragioni principali per le quali un’organizzazione dovrebbe decidere di iniziare con l’implementazione del Project Management:

  1. I project manager, team manager e tutte le persone coinvolte a livello di progetto non sono soddisfatte del modo in cui gestiscono i progetti, e sentono il bisogno di cambiamento e miglioramento.
  2. Il top management all’interno dell’organizzazione vuole avere una visione più chiara e stabile di come tutti i progetti intrapresi vengono gestiti, quali sono i loro progressi e qual è il loro stato. A tale fine, l’implementazione di un metodo di project management come PRINCE2 risponderà al loro bisogno di avere traccia dei progetti.

Quindi possiamo dire che in questi casi c’è un livello generale di insoddisfazione verso il project management, e il bisogno di cambiamento è percepito ad ogni livello.
Come si può vedere, in questo caso sia i Project Manager che il Top management identificano alcuni limiti nel loro modo di lavorare, e sono spinti a cambiare migliorando il modo in cui i progetti sono gestiti.

Abbiamo due diverse prospettive: la visione dal basso dei PM, e la visione dall’alto del board. Entrambi questi punti di vista si collegano nell’identificazione di un problema (project management) come prima necessità di cambiamento. Senza questa connessione, nessuna implementazione a livello di progetto, o anche programma o portfolio potrebbe avere successo.
In quest’ottica, anche una implementazione top-down (la seconda ragione appena menzionata) non è puramente un approccio top-down, perché non funziona da sola.

Ma torniamo alla nostra implementazione di Progetto: come abbiamo detto, dobbiamo prima migliorare al livello di Project management, implementando un metodo forte come PRINCE2, per esempio.
Una volta fatto questo, la seconda fase dovrebbe essere la creazione di un PMO office, che porterà due importanti benefici: da una parte, il PMO office creerà e darà al general management dashboard, rispondendo alla loro esigenza di essere informarti riguardo i progetti in corso. Dall’altra parte, il PMO office supporterà i Project manager, non solo lavorando sulle documentazioni, ma anche assicurandosi che il metodo utilizzato (in questo caso parliamo di PRINCE2) sia implementato correttamente e utilizzato sempre (ciò risponderà anche all’esigenza del general management di assicurarsi che l’investimento fatto in termini di formazione sia ben ripagato con l’utilizzo attuale di tutto ciò che è stato appreso in aula). Infatti, ciò aggiunge un terzo aspetto chiave del ruolo del PMO, che è “guidare il processo dell’adattamento del metodo” (ancora una volta, stiamo facendo riferimento a PRINCE2). Questo è una necessità di miglioramento permanente: anche dopo aver stabilito una “versione 1”, il PMO – insieme ai Project Manager che utilizzano PRINCE2 nelle loro attività giornaliere – lavoreranno per adattare e far proprio il metodo sempre di più nell’ambiente organizzativo.

Non c’è bisogno di scegliere tra approccio top-down o bottom-up: in questo caso, sono presenti entrambi, e vengono uno di seguito all’altro. Il tipico approccio top-down, quello nel quale il livello decisionale strategico dell’organizzazione lavora sulla prioritizzazione e l’allocazione delle risorse, può diventare  veramente efficace solo dopo aver implemetato e migliorato il project management: come può il general management prendere decisioni informate senza avere una chiara visione di statistiche, dati, analisi dei progetti in corso? E come è possibile far ciò senza aver prima migliorato il project management?

Vale lo stesso per il Programme Management: non puoi intraprendere un Programma senza aver implementato  un forte ed appropriato metodo di project management. Nella mia esperienza, le organizzazioni lavorano a livello di programmi specialmente quando hanno 2 o più progetti conessi e questo è il motivo per cui, anche in questo caso, l’approccio può essere solo bottom-up: prima si migliora il project management, e solo dopo puoi lavorare sul programme management, allocando risorse e budget.

Per concludere: se vuoi sapere da dove partire,  il Project Management è sicuramente la risposta esatta.

Vuoi conoscere le risposte di altri due formatori? Leggi:

Comprendi al meglio le tue esigenze e scegli l’approccio adeguato, di Jeff Ball e

Definizione e Integrazione di una P3 Maturity Roadmap”, di Niels Van Bemmelen

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Georges De Wasseige è un trainer e consulente in PRINCE2 e supporta le organizzazioni nell’implementazione del metodo. Ha acquisito la sua esperienza attraverso numerosi progetti specialmente nei settori pubblico e ospedaliero, sia come project manager che come membro di comitati direttivi, in ambienti progettuali molto differenti e con progetti di diversa grandezza.